Quién regula los Consejos de Administración (2024)

La labor de un administrador de un conjunto residencial es muy importante. Lo es también el trabajo que desempeñan los consejos de administración. En muchos casos, con perfiles idóneos, las comunidades progresan. En algunas situaciones se registran problemas. Vanguardia presenta algunos casos donde se registran algunos malos manejos. Además, expertos hacen recomendaciones a los copropietarios.

Rabia y desesperación es lo que sienten algunos copropietarios de edificios y conjuntos residenciales al identificar que administradores, o en su defecto, el consejo de administración, aprovechan su cargo para tomar decisiones que van en contra del interés colectivo.

Tal es el caso de María Helena Puentes y sus vecinos, que viven en un conjunto residencial en Piedecuesta. Allí, según la denuncia, la administradora alcanzó a robar $20 millones.

La historia salió a la luz cuando los copropietarios se dieron cuenta que esta mujer, al parecer, inflaba los valores de las facturas y falsificaba las cuentas de cobro.

Durante dos años, la administradora aumentó los costos de los insumos para la piscina, la decoración navideña y los refrigerios de las celebraciones de la unidad residencial, denunció la comunidad.

María Helena, líder del comité de conciliación del conjunto residencial, agregó que para no levantar sospechas, la representante legal presentaba varias cotizaciones, todas con valores superlativos, menos con la que ya tenía la ganancia asegurada. “Siempre se escogía la factura de menor valor, entre comillas, porque también tenía un valor exagerado, solo que las otras eran exorbitantes”, recuerda.

El engaño terminó a principios de este año, cuando algunos copropietarios empezaron a revisar la veracidad de las facturas y a llamar a otras empresas a cotizar el valor de las compras hechas por la administradora, quien no seguirá en el cargo.

Varios problemas

Otra de las denuncias que conoció Vanguardia hace referencia a presuntos cobros exagerados por las multas debido a problemas de convivencia.

Javier Neira, vecino de un conjunto residencial de Bucaramanga, relató que a tres copropietarios les cobraron $500.000 por hacer ruido. Monto que a su juicio es exagerado. “Es cierto que la manzana de la discordia en la mayoría de los conjuntos es el exceso de ruido, pero no por esto pueden abusar en el cobro de las multas”, denunció.

Frente a estas denuncias, Vanguardia habló con varios expertos para asesorar aquellas personas que desconocen sus derechos y deberes. Al igual que la responsabilidad que tienen los copropietarios cuando asumen el cargo de consejeros de sus comunidades.

El director jurídico del Colegio de Administradores de Propiedad Horizontal del área metropolitana de Bucaramanga, Sergio Arenas, explica que la ley 675 de 2001, que regula los conjuntos residenciales, es muy corta. Advierte además que se trata de una norma de 18 años, que no ha sido reformada. El experto señala que se debe crear una entidad que regule los asuntos administrativos y de gobernabilidad de las unidades residenciales. Este cuerpo debería estar adscrito al Ministerio del Interior o a una Superintendencia. El directivo cree que para resolver el problema hay que analizarlo desde dos puntos claves.

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“El primer tema es de convivencia. Actualmente la ley indica que las alcaldías tienen las facultades para delegar las personerías jurídicas, eso indica que ellos funcionan como una Cámara de Comercio, que solo se dedica al registro”, precisó Arenas.

Entendido esto, las Administraciones delegan a una unidad para este registro, en el caso de Bucaramanga, la labor la realiza el Instituto de Vivienda y Reforma Urbana, Invisbu.

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Buenos perfiles

El segundo punto clave, apunta hacia la gobernabilidad y el conocimiento de las funciones y roles en la propiedad horizontal.

“Los conjuntos están regidos por la asamblea general de propietarios, el consejo de administración y el representante legal. El problema más recurrente es que en algunos conjuntos no se respeta esa jerarquía y no se cumplen con los perfiles para los cargos requeridos”, añadió el experto.

Sobre ese punto, concuerda Ramiro Serrano, abogado experto en propiedad horizontal y quien cree que “el control que se hace de un administrador es más interno que externo. Por lo que debe existir un consejo de administración con criterio, el cual tiene entre sus funciones vigilar que el administrador cumpla con sus deberes”.

Añade el jurista que “muchas veces se selecciona a personas sin el conocimiento suficiente de su cargo, otorgándole espacio al administrador corrupto y a la falta de veeduría”.

Sobre los procesos que se deben llevar a la justicia ordinaria, Ramiro Serrano comentó que todo caso donde se presente hurto, falsedad en documento y abuso de confianza se puede llevar a la Fiscalía.

A continuación algunos casos denunciados por la comunidad:

Caso 1: Robo con cheques

En el 2017, el cambio del consejo de administración en un conjunto de la Ciudadela Real de Minas permitió destapar una presunta estafa por más de $38 millones.

Según los copropietarios de la unidad residencial, durante cuatro meses, la administradora hacía que el presidente de la junta de copropietarios firmara el cheque que iba dirigido a la empresa de vigilancia, luego ella agregaba su nombre y así podía hacer efectivo el cobro.

El presidente del consejo de administración indicó que para pasar desapercibida, ella entregaba una carta de recibido al presidente con la firma falsificada de la empresa, y así seguía hurtando del dinero que se reunía para que los residentes se sintieran seguros.

Durante su gestión se descubrió que hacia pagos por más de seis millones de pesos con recibos de caja menor, con firmas sospechosas y sin ningún soporte legal como el registro único tributario o facturas legales. La comunidad aún no instaura la denuncia ante la Fiscalía para recuperar el dinero.

Caso 2: Refrigerios exagerados y malos manejos

Etelvina Duarte, copropietaria en un conjunto residencial de Bucaramanga contó que los refrigerios que se repartieron en la celebración del día de los niños y la fiesta de disfraces del año pasado, eran “estrato ocho”.

Para los denunciantes, los $18.500 que costaron unas mini hamburguesas y un detallito (regalo) se salieron de toda proporción.

“Lo más grave es que nadie dijo nada en la primera fiesta, para el día de disfraces repitieron el menú, pero ese día el refrigerio costó $20 mil”, aseguró Duarte.

Otra de las razones que obligó al despido y la solicitud de un arqueo a la administradora fueron los elevados costos de la decoración navideña de la vigencia anterior.

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Los denunciantes aseguraron que un moño para la portería del conjunto costó $250 mil y unas luces en los árboles fueron facturadas por más de dos millones de pesos.

“Nos dimos a la tarea de indagar los costos de los productos adquiridos para la navidad del conjunto y no superaban los $500 mil. Cuando revisamos las facturas el valor de toda la decoración superaba los dos millones”, denunció un miembro del consejo de administración.

Recomendaciones de los expertos:

1. Asegurarse: existen unos seguros de zonas comunales, así como una póliza de manejo. Este seguro garantiza que en caso de un robo (ya sea por parte de un administrador, un atraco, u otro modo) se haga un reintegro del dinero.

2. Hacer los pagos con cheques: para evitar los desvíos de dinero en los pagos de servicios, este se debe pagar, en lo posible, con cheques. Deben hacerse con dos firmas, tanto del administrador como de un representante de la copropiedad, e informarle al banco que solo así se debe consignar.

3. Asesórese: existen instancias que brindan asesoría y pedagogía sobre el tema, una de estas es el Colegio de Administradores de Propiedad Horizontal.

4. Buenos líderes: No cualquier persona debe asumir el cargo de administrador o consejero de administración. Esta labor necesita tiempo y conocimiento. En las asambleas de copropietarios se debe seleccionar a líderes que tenga tiempo y criterio para estas labores.