Descargar e instalar Office en Windows 10 y Windows 11 (2024)

Actualmente Microsoft mantiene 3 versiones diferentes de Office. Por un lado, la versión 2016, una de las versiones más utilizadas que vio la luz junto a Windows 10 y que seguirá teniendo soporte hasta 2025. Luego podemos encontrar Office 2019, la actualización de la edición de 2016 con varias mejoras y correcciones, y Office 365, el modelo de suscripción que nos permite aprovechar al máximo la suite ofimática gracias a su integración con la nube.

Office 2019 vs Office 365

A grandes rasgos, ambas suites son iguales. Es más, para ser concretos, Office 365 incluye los programas de la suite ofimática 2019. Las principales diferencias entre estas dos alternativas radican en los servicios adicionales y en el precio.

Office 2019, por ejemplo, es el heredero de la versión 2016. Este programa se puede comprar mediante un pago único y podemos usar el programa para siempre sin tener que renovar nada. Eso sí, no tendremos derecho a nuevas versiones (aunque sí a actualizaciones mientras dure su soporte). Office 365, por otro lado, tiene un pago mediante suscripción. Esto implica que debemos pagar una cuota al año para poder usar estos programas, pero a cambio podremos tener siempre la última versión de la suite sin tener que pagar más. Incluso tendremos derecho a acceder a la versión Insider. Esta versión incluye servicios adicionales, como 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive y 60 minutos al mes para hablar por Skype.

Además, también hay diferencias entre ambos programas en cuanto a los usuarios y los sistemas operativos. La versión 2019 solo puede utilizarse en Windows, mientras que 365 es compatible también con macOS, Android y iOS. Imprescindible si queremos usar Word en el móvil o en la tablet. En el modelo de suscripción podemos elegir el número de usuarios, o dispositivos, que pueden instalar y usar Office.

Office 365 vs Office 2019

Ventajas de adquirir Office 365

Desde hace décadas estamos más que acostumbrados a comprar e instalar la suite ofimática de los de Redmond como cualquier otro programa. Para ello lo que normalmente hacemos es pagar por la licencia correspondiente de la aplicación, e instalarla en el PC para su uso. Esta licencia, como os podréis imaginar, es nuestra para siempre. Pero claro, al hablar de Office en realidad nos referimos a uno de los conjuntos de aplicaciones más importantes y usados del mundo. Es por ello por lo que lo más probable es que, a medida que pasen los años, sigamos necesitando los programas de suite, como Word o Excel.

Por tanto, pasados unos años, es posible que necesitemos volver a hacer un gasto importante para comprar la versión más reciente de la suite. Sin embargo, entre otras cosas, esta es una de las ventajas que nos presenta Office 365. Y es que siempre dispondremos de la última versión de estos programas que en multitud de ocasiones utilizamos a diario. Además, no solo en un PC, sino que además tendremos la posibilidad de usar estos programas en otros dispositivos con nuestra cuenta de Microsoft. Además, los usuarios que tengan esta suscripción en su poder podrán apuntarse alprograma Insider, gracias al cual podrán recibir las últimas novedades de la suite antes que los demás para sacarle todo el provecho a la suite.

A todo ello le podemos sumar el hecho de que podremos pagar por el uso de Office, tan solo aquellos meses en los que realmente lo necesitemos. No tenemos más que dar de alta o de baja nuestra suscripción, todo ello dependiendo de nuestras necesidades para ese mes. Esto, a la larga nos puede ayudar, por un lado, a sacar más partido a la suite ofimática de Microsoft. Además, si lo pensamos con detenimiento, incluso Office 365 nos será de utilidad a la hora de ahorrarnos unos euros. Sea como sea, lo primero que debemos tener en cuenta es el tiempo y tipo de uso que queremos o necesitamos hacer de los programas que componen la suite de productividad como tal.

¿Puedo comprar solo Word o Excel?

Cuando Microsoft habla de Office, por lo general suele hacer referencia a la suite completa. Cuando compramos una edición de Office, o pagamos una suscripción, esta nos brinda acceso a todos los programas de la misma, da igual si los necesitamos o no.

De todas formas, Microsoft sí permite comprar programas de la suite de forma individual. Aunque, la verdad, no merece la pena. Podemos comprar Word o Excel desde la Microsoft Store o desde la web de Microsoft para poder usar solo estos programas, aunque el precio por uno de ellos es casi igual al de comprar la suite completa. Incluso, dependiendo de ediciones, hasta más caro. Por lo tanto, no se recomienda hacerlo.

En el caso de empresas, por ejemplo, Microsoft también ofrece planes personalizados para estas. Aunque estos planes no están al alcance de los usuarios de a pie.

Requisitos mínimos para usar Office

Las últimas versiones de Office, tanto la 2016 como la 2019 y la 365, tienen los mismos requisitos, ya que salvo la integración con la nube de OneDrive no han cambiado mucho (hasta la interfaz principal es idéntica). Por ello, para poder descargar y usar sin problemas Word, Excel y demás programas de la suite debemos cumplir los siguientes requisitos:

• CPU Dual-Core a 1.6 GHz.
• 4 GB de memoria RAM
• 4 GB de espacio en el disco duro.
• Pantalla a una resolución de1280 x 768.
• Aceleración gráfica DirectX 9 conWDDM 2.0.

Eso sí, aunque Office 2016 puede funcionar sin problemas en Windows 7, un requisito imprescindible para poder utilizar Word 2019, Excel 2019 o cualquier otra versión de la suite Office 2019 es utilizar Windows 10 o Windows 11.

Descargar Office

Microsoft nos permite descargar las últimas versiones de Office fácilmente desde su página web siempre y cuando tengamos una licencia válida. Para ello, lo que debemos hacer es acceder al siguiente enlace. Tras iniciar sesión, podremos ver nuestro panel principal de Office. Aquí veremos un botón llamado «Instalar Office«. Debemos hacer clic sobre este botón para poder ir al apartado de descargas de la suite ofimática.

Este enlace nos llevará al apartado de descargas y suscripciones de Office. Aquí vamos a encontrar todos los servicios que tenemos vinculados a nuestra cuenta. Desde Office 2016, todas las licencias deben ir vinculadas a una cuenta de usuario, por lo tanto, independientemente de haber comprado la versión 2016, 2019 o la suscripción a Office 365, los programas aparecerán aquí.

Como cada cuenta tiene una licencia vinculada, la propia web nos permitirá bajar la versión que corresponda con nuestra licencia. Podemos bajarlos directamente haciendo clic sobre «Install Office apps«. También podemos acceder aquí para descargar el instalador de Office para poder instalarlo en cualquier PC.

Simplemente ejecutaremos el instalador para lanzar el asistente que nos permitirá instalar la suite ofimática en nuestro PC. Cuando termine el proceso, esta estará lista para poder utilizarla.

Word, Excel y PowerPoint desde la Microsoft Store

Además de poder bajar e instalar las típicas versiones de 32 bits y de 64 bits, las últimas versiones de Office tienen apps universales, en formato UWP, que nos van a permitir bajar los programas desde la Microsoft Store. Si ya tenemos una licencia vinculada a nuestra cuenta podremos bajar estas apps directamente. De lo contrario, la propia tienda de Windows nos permitirá comprar la suscripción de Office 365 para poder usar estas apps.

Los enlaces a la tienda de Microsoft son:

• Word
• Excel
• PowerPoint

Estas aplicaciones son iguales que las instalables a través del instalador. La diferencia es que se pueden bajar e instalar individualmente, y además se almacenan en formato UWP, como las demás apps de la MS Store, con las ventajas que este formato de aplicaciones supone.

¿Descargar Office portable?

Hasta ahora, hemos visto todas las formas de descargar e instalar la suite ofimática de Microsoft en el ordenador. Sin embargo, ¿realmente es necesario instalarla? Y es que hay un tipo de aplicaciones, que conocemos generalmente como «portables», que nos permiten usarlas en cualquier ordenador o dispositivo sin necesidad de instalarlas. Así, poder llevar unWord portable, o cualquier otra app portátil de Office, puede sernos de mucha utilidad cuando usamos ordenadores diferentes al nuevo. Pero, ¿esto es posible?

Lo primero que debemos dejar claro es queno existe una versión oficial de Office portable. Microsoft solo permite usar el programa instalándolo por completo en el PC. Por tanto, no vamos a poder descargar una versión de Word, Excel o PowerPoint para ejecutarla desde una memoria USB. Al menos, oficialmente,

En la red existen versiones creadas por otros usuarios que nos permiten disponer de un Office portable para llevar siempre con nosotros en un pendrive. El problema de estas versiones es que no son oficiales, y generalmente ocultan malware o adware que pueden poder en peligro nuestro PC. Por tanto, aunque resulta tentador, es mejor evitar descargar y ejecutar estos programas en el PC.

Si necesitamos hojas de cálculo o un procesador de textos portátil, mejor recurrir a otras alternativas más fiables, como LibreOffice, que sí están pensadas para este fin. Y no esconden sorpresas inesperadas.

Errores comunes

Hay una serie de errores que podemos encontrarnos a la hora de intentar descargar e instalar Office en Windows. El más común es uno que nos muestra un mensaje para cambiar a la versión premium cuando intentamos descargar la suite desde la página web.

Este mensaje aparece porque la web de Office no reconoce ninguna licencia de 2019, 2016 o 365 en la cuenta con la que hemos iniciado sesión. Primero debemos comprar una licencia o suscripción antes de poder acceder a la página de descarga.

Si nos hemos equivocado de cuenta, podemos cerrar sesión y volver a abrirla para poder seguir utilizando la suite. Y, además, también podemos conseguir una versión de prueba de Office 365 totalmente gratuita para poder bajar y usar esta suite.

Descargar versiones antiguas de Office

Microsoft Office 2013 es la versión más antigua de Office que todavía podemos descargar a través de la web de Microsoft, siempre y cuando tengamos una licencia válida para utilizarlo de forma legal. Vamos a poder descargar hasta abril de 2023, momento en el que Microsoft dejará de ofrecer soporte para esta versión. Todas las versiones posteriores a Office 2013, seguirán estando disponibles desde la web de Microsoft, siempre y cuando sigan recibiendo soporte oficial.

Si queremos descargar versiones más antiguas como Office 2010, por ejemplo, como hemos comentado en el párrafo anterior, no podemos hacerlo a través de los canales de distribución oficiales de Office, debido a que como ya no tienen soporte, cualquier vulnerabilidad que se encuentre en ellas, no será parcheada por Microsoft y puede ser utilizada por los amigos de lo ajeno. El motivo no es otro que proteger la seguridad de sus clientes, no obligarles a comprar nuevas versiones, aunque pueda parecer que es así.

Si queremos descargar Office 2010 o versiones anteriores, debemos visitar archivo.org la biblioteca de internet donde podemos encontrar versiones antiguas de la mayoría de los juegos y aplicaciones que se han lanzado al mercado. Las versiones disponibles en archive.org no incluyen licencias y se encuentran preactivadas, por lo que es necesario, si o si, disponer de una licencia original y válida para poder instalar y utilizar este software. Al no incluir licencias que activen el producto, tanto Microsoft como otros desarrolladores de aplicaciones cuyos programas están disponibles en esta plataforma, no ponen ningún impedimento para que siga siendo así.

Instalar Office

Una vez que hemos bajado el instalador desde la web de Microsoft, el siguiente paso será instalar la suite en nuestro PC. Las 3 versiones actuales de la suite se instalan igual. Y una de las principales quejas por parte de los usuarios es que no ofrece ningún tipo de control sobre lo que queremos o no queremos instalar. Por defecto, tras ejecutar el instalador, se bajarán e instalarán todas las aplicaciones de Office incluidas en nuestra licencia.

La instalación es totalmente desatendida. No tenemos que hacer nada más que esperar a que se complete la instalación de la suite en el ordenador. Cuando acabe, podremos ver una ventana como la siguiente que nos indicará que el proceso de instalación se la realizado con éxito, y ya podremos cerrarlo.

Ya tenemos Office instalado en Windows. Ahora ya solo nos queda el último paso antes de poder empezar a usar estos programas: activarlos.

¿Puedo descargar solo Word, Excel u otro programa?

Este es, desde nuestro punto de vista, el principal hándicap de Office. Cuando bajamos el instalador desde la web de Microsoft, este se encarga de instalar, literalmente, todos los programas. Incluso los que no vamos a necesitar, como Access, o la versión completa de Outlook. Estos programas ocuparán espacio en nuestro disco duro, y no podremos hacer nada por evitarlo.

Aunque con las versiones anteriores sí era posible, desde hace tiempo no nos ofrece ninguna posibilidad de elegir los programas que queremos o no queremos instalar. La única forma de hacerlo sería optar por usar instaladores no oficiales (algo no recomendado) para instalar solo los programas que queramos, y después activarlos con nuestra licencia iniciando sesión con la Cuenta Microsoft.

Una pena que no podamos personalizar la instalación de Office. Y, por desgracia, esto no tiene pinta de que vaya a cambiar pronto.

Activar Word, Excel y PowerPoint

Si hemos bajado las aplicaciones de la Microsoft Store, no tenemos que hacer nada. Estas apps ya vienen vinculadas a nuestra cuenta, por lo tanto, mientras tengamos la suscripción o licencia en vigor podremos hacer uso de ellas sin problemas. Si no es así, tan solo debemos reiniciar nuestro equipo para que Windows reconozca y asocie nuestra cuenta a las aplicaciones que forman parte de Office.

Y si descargamos esta suite desde su instalador, dependiendo de la versión tendremos que activarlo de una forma u otra. Por ejemplo, en el caso de Office 365 u Office 2019, bastará con iniciar sesión con nuestra Cuenta Microsoft dentro de Word, Excel y los demás programas para que, al tener una licencia en vigor, esta quede activada.

En caso de que no se encuentre una licencia vinculada a nuestra tienda, o que haya cualquier problema con la clave, podremos ver una ventana como la siguiente en la que debemos introducir nuestra clave de licencia. Esta se validará en los servidores de Microsoft y, si es correcta, se activará el programa. Listo.

En el caso de descargar Office 2016, puede que también se active automáticamente al reconocer nuestra cuenta y la licencia asociada. Pero lo más común es tener que completar un sencillo asistente como el siguiente para activar el software antes de poder usarlo.

Una vez activado el programa, ya podremos empezar a utilizarlo. Y si tenemos problemas con la licencia, podemos probar a activar el software por teléfono.

Reparar Office en Windows

Una vez que ya hemos dado todos los pasos anteriores, se podría dar el caso de que al ya tener instalada la suite de la que os hemos hablado en el equipo con Windows, la misma nos de algún error. Esto se puede dar por múltiples circunstancias, pero muchas de ellas vamos a tener la oportunidad de solucionarlas de forma automática. Os contamos esto porque Office en Windows cuenta con su propia herramienta de reparación. A la misma podemos acceder de manera rápida y sencillo, como os vamos a mostrar.

Así, lo primero que hacemos llegado el caso es abrir la aplicación de Configuración del sistema operativo. Esto es algo que por ejemplo logramos con la combinación de teclas Win + I. A continuación, nos situamos en el apartado de Aplicaciones, donde nos encontramos con un listado que incluye todos los programas instalados en ese momento en el equipo. Pues bien, localizamos la entrada que nos interesa en este caso, Microsoft Office, para que aparezcan dos botones, uno para Modificar y otro para desinstalar la suite de productividad. En el caso que nos ocupa nos decantamos por pulsar en Modificar para que eso nos de paso al asistente que nos interesa.

Este es de la propia aplicación y veremos la opción de Reparar, para así poder intentar solucionar los problemas que encontramos con el programa de los de Redmond. Como vemos, esta es una utilidad muy sencilla y rápida de usar que nos salvará en más de una ocasión si experimentamos problemas con la suite de productividad. De hecho, es una de las primeras soluciones de las que deberíamos echar mano en el caso de que detectemos problemas con alguno de los programas de los de Redmond.

¿No quieres pagar? Mejores alternativas

Es verdad que la suite de Microsoft, Office, es la más completa que podemos encontrar. Pero para poder usarla legalmente es necesario pasar por caja y comprar su licencia. Y no es precisamente barata. Por suerte, existen excelentes alternativas a las que podemos recurrir en caso de no querer pagar la licencia a Microsoft.

LibreOffice

LibreOffice es una suite ofimática gratuita y de código abierto que nos ofrece un procesador de textos (Writer), una hoja de cálculo (Calc) y un programa de presentación de diapositivas (Impress) como alternativas a Word, Excel y PowerPoint respectivamente. Estos programas son totalmente compatibles con los documentos DOCX de la suite de Microsoft de manera que no tengamos problemas ni al guardar un documento creado con estos programas ni para abrir un documento creado con cualquiera de los programas de Office.

Desde luego, es una de las mejores alternativas a la suite de Microsoft para todos aquellos que no quieren pagar ni una licencia ni una suscripción. Además, podemos usarlo tanto en Windows como en macOS y Linux, e incluso montar nuestra propia nube para tener una suite ofimática en la nube totalmente gratis y privada.

Si estás interesado en este programa te recomendamos descargar la última versión desde este enlace.

FreeOffice

Una interesante opción que se presenta como una alternativa al todopoderoso Office es FreeOffice, un conjunto de aplicaciones disponibles para Windows, Linux y Mac. Este conjunto de aplicaciones incluye un procesador de textos, una aplicación para crear hojas de cálculo además de presentaciones, por lo que las tres principales aplicaciones que forman parte de Office, las tenemos disponibles en FreeOffice.

La interfaz de usuario no difiere mucho de la que nos ofrecen las aplicaciones de Office, por lo que, si queremos dejar de pagar por la suscripción Microsoft 365, el cambio no será complicado ni traumático, al menos para los usuarios que utilizan habitualmente las aplicaciones de Office.

Al igual que LibreOffice, este conjunto de aplicaciones es completamente gratuito, es compatible a partir de Windows 7 en adelante, macOS 10.12 o superior y es compatible con cualquier distribución Linux de 64 bits. Podemos descargar FreeOffice a través de su página web a la que podemos acceder pulsando en el siguiente enlace. Además, en su página web podemos encontrar un gran número de manuales de usuario que nos ayudarán a sacarle el máximo partido a este conjunto de aplicaciones, junto con consejos y trucos y una página de soporte donde podemos aclarar cualquier duda sobre FreeOffice y las aplicaciones que la componen.

Office online

Aunque la suite de Office es de pago, Microsoft ofrece a los usuarios una alternativa que nos permite hacer uso de los programas ofimáticos de la compañía de forma gratuita, solo por tener una Cuenta Microsoft: hablamos de Office Online. Como parte de la nube de OneDrive, Microsoft nos permite usar Word, Excel y PowerPoint directamente desde el navegador, sin tener que instalar nada en el PC, y sin tener que pagar ninguna licencia ni ninguna suscripción.

Es cierto que estos programas son algo más limitados que los programas de escritorio, pero nos servirán perfectamente para realizar la mayoría de las tareas que un usuario doméstico medio puede necesitar. De hecho, incluyen las funciones básicas que cualquier usuario normal puede tener a la hora de crear un documento de texto sobre una carta, una hoja de cálculo para controlar los gastos mensuales o una simple presentación en la que mostrar las fotografías del último viaje o vacaciones.

Podemos entrar a esta suite directamente haciendo clic aquí. Eso sí, necesitaremos iniciar sesión con nuestra Cuenta Microsoft para poder hacer uso de estas herramientas. Si no tenemos una cuenta de Microsoft, no vamos a poder utilizar este servicio. Este es el mismo problema al que nos enfrentemos si queremos utilizar alguno de los diferentes servicios que Google pone a nuestra disposición de forma totalmente gratuita.

WordPad

Pero, si únicamente estamos buscando una aplicación para crear algún que otro documento de texto, necesidades para la mayoría de los usuarios, no hace falta recurrir ni a aplicaciones de terceros ni a servicios web, ya que podemos hacer uso del veterano WordPad. WordPad es un editor de textos básico que lleva acompañando a Windows más de 20 años, y es una herramienta más que suficiente como para crear cualquier tipo de documento, permitiéndonos darle formato con negritas, cursivas y subrayado, modificar los márgenes, añadir tabulaciones y viñetas entre otras. Los documentos que se crean con esta aplicación incorporan la extensión .rtf, un formato compatible con todos y cada uno de los editores de texto del mercado, por lo que vamos a poder compartir el documento con otras personas sin problemas de compatibilidad.

Google Docs

La joya de la corona de las suites ofimáticas en la nube. Google nos ofrece un procesador de textos (Docs), unas hojas de cálculo (Sheets) y una herramienta de presentaciones (Slides) con las cuales vamos a poder cubrir todas (o prácticamente todas) las necesidades ofimáticas que vamos a encontrarnos en nuestro día a día. Además, Google ha puesto muchos esfuerzos en facilitar el trabajo colaborativo y nos ofrece un almacenamiento de hasta 15 GB de forma totalmente gratuita para guardar todo tipo de documentos en esta nube. Si queremos abrir los documentos creados con Google Docs, debemos convertir los archivos a formato que reconozca Office como .docx, .xlsx y .pptx. El problema que se nos presenta con Google Docs es que la única forma de poder utilizar esta plataforma es a través de un navegador, no existe una versión ni para Windows, ni para macOS o Linux, por lo que si no tenemos una conexión permanente a internet de poco nos sirve esta solución.

Podemos empezar a usar estos programas desde la web de Google Drive.

iWork de Apple

Si bien es cierto que Softzone es un blog de Windows y que no hablamos de macOS, el sistema operativo de los Mac, en esta ocasión nos vemos obligados a hacerlo para hablar acerca de una interesante alternativa completamente gratuita disponible para cualquier usuario que tenga una cuenta de Apple, cuenta que podemos crear de forma totalmente gratuita. iWork es el conjunto de aplicaciones de Apple que se presenta como alternativa a Office. Aunque este conjunto de aplicaciones solo está disponible para macOS, a través de iCloud.com, podemos acceder y utilizarlas sin ninguna limitación. La interfaz de este conjunto de aplicaciones no tiene nada que ver con el diseño de Word y otras aplicaciones similares disponibles para Windows, por lo que, la curva de aprendizaje inicial es algo elevada.

A la hora de guardar los documentos que creemos, debemos exportar el documento a formato .docx (un formato que podíamos considerar estándar en la industria, aunque sea así). Esto se debe a que el formato que utiliza tanto Pages, como Numbers y Keynote no son compatibles con ninguna otra aplicación de edición de archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Apple ha trabajado mucho en la conversión a formato Word, Excel y PowerPoint, por lo que no vamos a perder el formato durante el proceso. Al crearnos una cuenta, Apple nos ofrece 5 GB de espacio de almacenamiento totalmente gratuito, que, aunque no es mucho, es más que suficiente para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones de forma esporádica.Al igual que con Google Docs, necesitamos una conexión permanente a internet para poder acceder a ella, a no ser que tengamos un Mac, ya que iWork solo está disponible en forma de aplicación para el ecosistema de escritorio de Aple.