El ciclo operativo, cuando nos referimos a una empresa o actividad económica, es la descripción de las distintas etapas o fases en los que se realiza dicha actividad económica.
Todo lo relativo a este ciclo operativo está referido al producto o servicio que elabora y/o comercializa la empresa y tiene, como veremos al final de este artículo, una importancia capital en el ámbito financiero; sin embargo, se refiere exclusivamente a la elaboración, comercialización y cobro de nuestros productos o servicios.
Hay, por lo tanto, un ámbito de la actividad de nuestra empresa que no participa ni incide directamente en dicho ciclo operativo (búsqueda de financiación, realización de inversiones financieras que no incidan en la actividad de manera directa, gestión fiscal, actividad comercial, determinadas actividades logísticas, etc), aunque, de manera indirecta, todo debe estar relacionado.
Como explicaremos al final, el sentido que tiene hablar del ciclo operativo consiste en conocer y controlar los flujos de dinero que están comprometidos en la actividad productiva y los tiempos en que está dedicado a la tenencia de nuestros activos circulantes.
Fases del ciclo operativo
Como es lógico, las fases de producción, venta y gestión de cobro de los productos y servicios de una empresa no son las mismas para todas: depende del tipo de negocio ya que la actividad de una empresa industrial no es la misma que la de una empresa de servicios, de una del sector primario o de una empresa exclusivamente comercial.
Por lo tanto, vamos a enumerar las fases posibles del ciclo operativo, pero no todas se dan en todos los casos, habrá que adaptarlas a cada caso concreto.
Diseño y lanzamiento del producto o servicio
El primer paso es tener un producto que fabricar y vender; para ello debemos crearlo, estudiando las posibilidades de nuestro mercado potencial y las nuestras propias.
El lanzamiento de un nuevo producto supone, desde la idea original, la investigación de mercado al diseño de un modelo de negocio para su producción y venta, la fijación de precios y un seguimiento posterior de todo ello.
Aquí deberemos, además, crear la infraestructura necesaria para nuestra actividad en todos los sentidos, desde tener a nuestra disposición los elementos de inmovilizado necesarios para la elaboración de nuestro producto (como máquinas, instalaciones, local para su fábricación, etc) hasta disponer del capital humano para dicha gestión.
Compra de activos circulantes (materias primas y mercaderías)
En las empresas que venden productos, bien comprados o bien elaborados por ellas, la gestión de compra de circulante es uno de los aspectos más importantes.
Y no solo es importante porque hay que comprar bién, indudablemente debemos intentar comprar a los mejores precios y calidades que sea posible.
También es importante porque el gasto que realizamos en la compra de materias primas para nuestra elaboración del producto o, directamente, de mercancías para revenderlas debemos comprar lo que debemos comprar y no lo que no debemos comprar.
Me explico: es muy conveniente tener un control permanente de nuestro almacén mediante un trabajo de gestión de almacén continuo.
¿Por qué?: porque el dinero que destinemos a estas compras de circulante es dinero que queda en nuestro almacén hasta que lo recuperemos con las ventas.
Si no hacemos las compras necesarias para tener en nuestro almacén las mercancías o materias primas que necesitamos para nuestra actividad tendremos un problema.
Pero, también tendremos un problema si compramos mercancías o materias primas que no vamos a utilizar y tenemos un exceso de género en nuestro almacén, en este caso estamos inmovilizando dinero en el almacén sin utilizarlo de momento.
En determinados tipos de negocio de compra y venta encontramos que el distribuidor no compra los artículos que vende sino que los mantiene en depósito o los compra con unos plazos de pago muy largos.
Fabricación del producto
En el caso de que la empresa fabrique productos debe, como hemos dicho, disponer de la infraestructura necesaria para ello tanto en lo relativo a instalaciones e inmovilizado como a personal trabajador.
Es responsabilidad de la dirección y gestión de la empresa que esta fase sea lo más eficaz y productiva posible.
Distribución y venta del producto
Esta fase consiste en hacer llegar el producto o servicio a su consumidor, puede ser un consumidor final u otras empresas que precisen de nuestro producto para su actividad.
La empresa puede tener sus propios canales de distribución y venta o contratarlos a una empresa que se dedique exclusivamente a esta distribución y venta.
Para que se produzca no es suficiente con tener un buen producto y una buena marca, también es necesario que el producto sea accesible a sus compradores.
Para una empresa de fabricación las decisiones serán qué canales de distribución necesita, cual debe ser su presencia en el mercado y cómo debe ser y como va a participar ella, directamente, en esta actividad de distribución y venta.
Si la empresa se dedica a la distribución las decisiones serán qué productos va a distribuir y, por tanto, quienes serán sus proveedores, en qué condiciones va a prestar los servicios de distribución (que tendrá que negociar con dichos proveedores) así como el diseño e implementación de su presencia en el mercado para vender de la manera más eficaz.
Cobro
El final del ciclo operativo es el cobro de los productos o servicios que hemos aportado a nuestros clientes.
Con este cobro recuperamos nuestra inversión económica en activos circulantes además de obtener, en su caso, los márgenes de beneficio que procedan.
Por ello, es importante ocuparse también de la gestión de cobros que se llevará a cabo de maneras diferentes dependiendo de la actividad del negocio.
Significado económico del ciclo operativo
Ya hemos visto que el significado económico del ciclo operativo nos lleva al llamado ciclo de conversión de efectivo o ciclo de caja, que es el tiempo que transcurre entre que realizamos los desembolsos para obtener nuestro circulante y la venta de nuestro producto terminado.
Por tanto, encontramos, a lo largo del ciclo operativo, dos importantes tipos de activos: los inventarios y las cuentas a cobrar.
Es muy importante, en la gestión del negocio, ocuparse de la administración del efectivo para utilizar el dinero de la manera más eficaz y productiva posible, evitando desperdiciar nuestros recursos.
Para administrar nuestro dinero debemos contar con la realización de un presupuesto de efectivo así como un control interno de contabilidad.
